Экономия времени

Полезные методы и приемы в тайм-менеджменте

• Планировка дня

  Планируйте 70 процентов рабочего времени на все дела на мелкие и крупные. 30 процентов времени оставьте на экстренные дела, возникающие внезапно и являющиеся очень срочными почти сиюминутными. Если таких дел  не будет время можно потратить на полезные мелочевки: разбор бумаг по папкам, по срочности дел, разбор клейких бумажек с короткими записками и переписывание с них телефонов и контактов, подготовка документов отложенных на потом- можно создать шаблон и потом "вбить" нужную дату и исполнителя, корректировка "книги учета" документов (учет данных от исполнителей), сортировка документов по датам поступления, подшивка документов в архив и т.д.

• Планировать нужно не только день, но и крупные дела
  

  Если Вам или Вашему отделу предстоит выполнить большой проект (дело), например,  организация крупного мероприятия с привлечением специалистов разного уровня и профессий. Разбираем проект на составляющие: люди, дела. Составляем схему, что нужно сделать: одежда, банкет, размещение, предварительное обучение, тренировка перед мероприятием, если нужно для отработки правильных действий (например, показав как делать непрямой массаж сердца и дав попробовать обучающимся на манекене, вероятность правильного повторения при необходимости небольшая). Разделив схему на большие разделы, сами или поручая кому-либо разрабатывает разделы более детально. И при наличии времени каждый день выполняем пункт за пунктом, и если были поручения по разработке другим людям, проводим их контроль.

• Выполняя все аккуратно, правильно и вовремя, мы к конце отчетного периода, сдаем отчеты без нервных потрясений и трясущихся рук, что там что-то не так. Желательно все вести не вручную в тетради, а на компьютере (автоматизация рабочих процессов). 
• В течение года начальство или разные организации требуют определенных отчетов (сроки оговорены заранее), потому удобно заводить ежедневники (электронные или бумажные), при чем электронные программы могут быть такие как CRM битрикс.
• Старайтесь не выполнять, в ущерб себе, просьбы о дополнительной работе за сотрудников временно отсутствующих  (вероятность не успеть сделать и свои дела, и чужие очень высока), особенно, если Вы не точно не успеете сделать.
• Выполняя работу делайте перерывы, это поможет притоку новых мыслей, повышает работоспособность. Сделайте небольшую зарядку, пройдитесь до кулера наберите воды.
• Начинайте работать с проектом (в процессе Вы сможете переделывать), если перед началом проекта продумывать  все мелочи - проект можно так и не начать.
• Старайтесь не общаться с людьми- хронофагами (время проведенное впустую)